Hier komt informatie over het VvE basis pakket
Hier komt informatie over het VvE basis pakket
Op basis van gerealiseerde kosten of normbedragen stellen wij een concept begroting op.
Op basis van de begroting berekenen we het bedrag dat iedere eigenaar maandelijks moet betalen. Hierbij zien we erop toe dat de in de splitsingsakte genoemde verdeelsleutels correct worden toegepast.
Bankmutaties worden door ons dagelijks geboekt zodat het bestuur en de leden altijd de meest actuele situatie online kunnen inzien.
Het bestuur heeft op ieder moment online inzage in de actuele betalings(achter)standen van de leden.
Eigenaren met een betaalachterstand sturen wij twee vriendelijke en kosteloze herinneringen. Wanneer ook na dringende aanmaningen geen betaling volgt, kennen wij de weg naar de gerechtsdeurwaarder.
Na afloop van elk boekjaar maken wij een jaarrekening op bestaande uit een balans en exploitatierekening.
Conform besluit van de vergadering verrekenen wij een exploitatie-overschot of een -tekort met het reservefonds.
Ten bate van de aangifte voor de inkomstenbelasting berekenen wij voor iedere eigenaar zijn aandeel in het reservefonds, rekening houdend met de in de splitsingsakte genoemde breukdelen.
Inkoopfacturen betalen wij pas na akkoord door het bestuur en dubbele controle door ons zelf.
Vragen van de kascommissie beantwoorden we uiteraard graag.
Voor leden die een incassomachtiging afgeven, zorgen wij ervoor dat op tijd het juiste bedrag wordt afgeschreven.
Via www.mijn-huishouding.nl heeft u 24 uur per dag, 7 dagen per week online inzage in de complete VvE-administratie. Hiervoor gebruiken wij al 10 jaar alle mogelijkheden van Twinq.
Op basis van het Kadaster en informatie van notarissen zorgen wij ervoor dat het eigenaarsregister altijd actueel is. Leden kunnen zelf online hun contactgegevens actualiseren.
Bij aanvang van het boekjaar nemen wij het initiatief om een vergaderdatum te plannen. Zodra in overleg met het bestuur de datum is gereserveerd, krijgen de leden een notificatie zodat zij de datum direct in hun agenda kunnen zetten.
Uiterlijk 17 dagen voor de vergadering versturen wij de vergaderoproep inclusief agenda en volmachtformulier.
Voor de vergadering leveren wij een presentielijst met daarop de namen van de actuele eigenaren en het aantal stemmen.
Het bestuur kan met al haar vragen terecht bij haar vaste relatie beheerder. Mochten we het een keer niet weten, dan verwijzen we graag door naar een specialist.
In overleg met het bestuur zoeken en reserveren wij graag een locatie voor de jaarvergadering.
Tijdens de vergadering controleren wij de aanwezigheid, tellen we de stemmen en staan wij het bestuur met raad en daad bij.
Na de vergadering stellen wij de notulen in concept op en stellen wij deze beschikbaar aan de leden.
Contracten voor periodiek onderhoud maken we online inzichtelijk en houden we bij.
Storingen kunnen 24 uur per dag, 7 dagen per week worden gemeld. Wij zorgen ervoor dat de juiste leverancier opdracht krijgt om de storing te verhelpen. Indien nodig zelfs buiten kantoortijd.
Door leden gemelde schades sturen wij door naar de verzekeringsmaatschappij.
Voor planmatig onderhoud vragen wij bij meerdere aannemers offertes op.
De opgevraagde offertes worden door ons vergeleken en beoordeeld. Het bestuur krijgt van ons een advies.
Zo nodig lichten wij de beoordeelde offertes tijdens de vergadering toe en beantwoorden we de vragen van de leden.
Jaarlijks inspecteren we het gebouw op visuele gebreken.
Steekproefsgewijs controleren wij het uitgevoerde onderhoud.
Het door ons opgestelde meerjarenonderhoudsplan zullen wij iedere vijf jaar herzien.
Tijdens en na de uitvoering van groot onderhoud, zal onze bouwkundige de werkzaamheden visueel inspecteren en hierover rapporteren.