Privacyverklaring
Privacyverklaring de HuisHouding VvE Beheer
Uit de beheerovereenkomst tussen de HuisHouding VvE Beheer en de aangesloten VvE’s volgt dat de HuisHouding VvE Beheer namens het bestuur van de VvE een register bijhoudt van de eigenaren binnen die VvE. De verplichting van het bestuur van de VvE daartoe blijkt uit het splitsingsreglement.
Persoonsgegevens die wij in voorkomend geval verwerken
- Naam, voornamen, initialen, titel
- Geslacht
- Woonadres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats), postadres
- Telefoonnummer(s)
- E-mail adres(sen)
- Bankrekeningnummer(s)
- Bezit in de VvE(’s)
- Financiële positie van de leden binnen de VvE, inclusief aandeel reservefonds
- BSN-nummer (alleen in sommige gevallen van bestuurders)
Rechtsgrondslagen
De rechtsgrondslagen op basis waarvan wij deze gegevens verwerken zijn de uitvoering van de beheerovereenkomst met de VvE en wettelijke verplichtingen. De gegevens zijn nodig om onze taken te kunnen uitvoeren en verplichtingen te kunnen nakomen op grond van de wet, de akten en reglementen van de VvE en de besluiten van de vergadering van eigenaren.
Doelen
Wij verwerken de persoonsgegevens met de volgende doelen:
- Bijhouden van een register van eigenaren
- Eigenaren bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Het voeren van de financiële administratie van de VvE, w.o. het afhandelen van betalingen en incasso’s
- Verzenden van informatie met betrekking tot de VvE, onze dienstverlening of andere informatie die van belang of nut is voor de leden
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor deze persoonsgegevens in eerste instantie zijn verzameld of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Beveiliging
de HuisHouding VvE Beheer neemt passende technische maatregelen te om alle persoonsgegevens te beveiligen. Ons administratiesysteem werkt via de cloud, in een met wachtwoord en gebruikersnaam beveiligde omgeving. De beveiliging van de database wordt uitgevoerd door het IT-bedrijf dat de software levert. Zij hebben zich jegens de HuisHouding VvE Beheer contractueel verplicht de data streng te beveiligen. Lokaal opgeslagen data worden enkel bewaard op computers die beveiligd zijn tegen onbevoegd gebruik door een gebruikersnaam en wachtwoord in te stellen.
Gebruik door derden
Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor het naleven/handhaven van de wet, de akten/reglementen van de VvE en de besluiten van de vergadering van eigenaren. Met bedrijven die in onze opdracht gegevens van de leden verwerken, sluiten wij in voorkomend geval een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone. Een gebruiker kan zich afmelden voor het gebruik van deze cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast is het ook mogelijk alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser te verwijderen.
Wij maken gebruik van de volgende cookies:
- Functionele cookies: dit zijn cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking van de website en het gebruiksgemak.
- Google Analytics: op onze website worden cookies geplaatst van Google, als deel van de “Analytics”-dienst.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
In beginsel heeft elke betrokkene het recht zijn persoonsgegevens in te zien, aan te vullen, te corrigeren of te verwijderen. Dit laatste uiteraard tenzij op grond van de wet, de akten/reglementen van de VvE en de besluiten van de vergadering van eigenaren de inzage niet kan/mag worden verschaft en of persoonsgegevens niet kunnen/mogen worden verwijderd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het niet kunnen voldoen aan het verzoek van een betrokkene tot verwijderen van zijn/haar NAW-gegevens uit het door ons bijgehouden register, omdat deze persoonsgegevens juist noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze taken en plichten. Denk ook aan het niet kunnen voldoen aan het verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens die in de notulen van de vergadering van eigenaars zijn verwerkt, omdat deze gegevens juist noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de besluiten van de vergadering van eigenaars en/of nodig zijn om achteraf te weten waar en op wie dat besluit betrekking had en waarom dat besluit destijds is genomen.
Een dergelijk verzoek kan via e-mail worden gedaan. Bij een dergelijk verzoek dient een kopie van het identiteitsbewijs mee te worden gestuurd om vast te stellen of het verzoek daadwerkelijk van betrokkene afkomstig is. Hierbij mogen de pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) door betrokkene worden geanonimiseerd (dit kan de betrokkene doen door deze af te plakken of door te strepen).
Voor meer informatie over de rechten van gebruikers onder de AVG, zie:
Klacht privacy
Wij doen er alles aan de privacy van al onze gebruikers te waarborgen. Mocht u de indruk hebben dat uw gegevens toch niet optimaal beschermd zijn of misbruikt zijn, neem gerust contact met u op. Mochten we er samen niet uit komen willen wij u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).